El concepto de productividad ha cambiado de manera muy llamativa en las últimas décadas, especialmente si nos fijamos en los trabajos de oficina. Gracias a las enormes mejoras en el software que utilizamos a diario en nuestros puestos de trabajo, actualmente somos capaces de producir muchísimo más que antaño en las mismas horas de trabajo.
Como ya hemos dicho en alguna ocasión, existen multitud de herramientas que hacen posible trabajar mejor sin trabajar más. Los clientes de correo electrónico, por lo general, no son el caso. Al menos no sin cierta intervención organizativa.
Productividad y motivación
La productividad y la motivación en el trabajo están íntimamente ligadas. Llevar a cabo tareas de manera ágil y cómoda, completándolas en tiempo y forma, producirá una sensación de satisfacción a través del sistema de recompensa de nuestro cerebro.
Pero no es necesario entrar demasiado en el análisis de procesos cerebrales. Desde un punto de vista más sencillo y pragmático, resulta más que evidente que la improductividad causará frustración. Es más, nos hará irnos tarde del trabajo, y muchas veces para seguir dándole vueltas a cuestiones estrictamente laborales en nuestra casa o en el trayecto de vuelta.
La productividad y el correo electrónico
El correo electrónico es sin duda uno de los grandes enemigos de nuestra productividad. Por lo general, los empleados de oficina trabajamos con el cliente de correo abierto, y con las notificaciones activadas —notificaciones de escritorio, notificaciones en el teléfono móvil, o incluso en el smartwatch. O peor aún, todas a la vez—.
Cuando recibimos un correo, el instinto nos sugiere hacer clic en la notificación, leer y responder al instante, sin plantearnos siquiera que quizá no siempre sea necesario. Es más, seguro que muchos de nosotros hemos acostumbrado a nuestros interlocutores a la respuesta inmediata. Como decía Quino por boca de su famosísima Mafalda, «lo urgente no deja tiempo para lo importante».
Cada vez son más las voces que aconsejan no actuar de esta forma, ya que es una de las maneras más rápidas de perder la concentración. Una concentración que, sin duda, costará minutos recuperar. Los expertos hablan de consultar el correo electrónico entre 4 y 6 veces a lo largo de toda la jornada. Esto, por supuesto, implicará desactivar todas las notificaciones que tengamos configuradas y establecer un horario para comprobar el correo y responder a aquellos que requieran respuesta. Si nos necesitan de manera urgente, podrán contactar con nosotros a través del teléfono.
El correo electrónico tampoco debería convertirse en un repositorio de archivos. Por lo general, los buscadores integrados en los clientes de correo son insuficientes y requieren el uso de operadores de búsqueda complejos, por lo que depender de ellos para encontrar un archivo será bastante improductivo.
Existen metodologías como la del inbox zero —con multitud de tutoriales en internet— que nos muestran cómo deberíamos organizar el correo mediante etiquetas o carpetas, procurando dejar siempre vacía la bandeja de entrada al final del día.
Sea como sea, el correo electrónico es una gran herramienta de productividad pero, como con todo, hay que aprender a utilizarla de la mejor manera posible.
